Um fluxo n8n que poupa 11 horas por semana
Escritório com 14 pessoas, centenas de documentos por semana a entrar por e-mail. A triagem era feita à mão por duas pessoas. Isto é a anatomia do fluxo que a substituiu — sem tirar a decisão a ninguém.
Entrada: um e-mail, um documento, um registo
O fluxo escuta uma caixa partilhada. Cada anexo é guardado no Drive com nome normalizado e cria uma linha de registo com data, remetente e estado. Antes de haver IA no processo, já existe rasto: é isto que permite auditar mais tarde.
Sem registo de entrada não há fluxo fiável — só automação que ninguém consegue explicar.
Classificação: o modelo propõe, não decide
O documento é classificado por tipo e urgência, com um campo obrigatório de confiança. Acima do limiar segue para a pasta e responsável certos; abaixo, cai numa fila de revisão humana com a proposta já preenchida.
Todo o passo de IA devolve uma proposta e um nível de confiança — nunca uma acção irreversível.
Extracção: só os campos que alguém usa
Extraem-se seis campos, não vinte: cliente, referência, datas, valor, prazo e responsável. Cada um vai para a folha que a equipa já usava, o que dispensou formação nova e evitou um sistema paralelo.
Extrai apenas o que alimenta uma decisão existente. O resto é trabalho a fingir.
Erros e manutenção: o fluxo avisa quando falha
Qualquer erro gera alerta no canal da equipa com o documento em causa e um botão para reprocessar. Em três meses foram nove falhas, todas de origem externa — ficheiros corrompidos e formatos novos.
Um fluxo sem alertas parece funcionar até ao dia em que se descobre que parou há uma semana.
O resultado, medido na mesma tarefa
- 11 horas por semana devolvidas às duas pessoas que faziam triagem manual.
- Tempo médio até ao responsável certo: de 6 horas para 12 minutos.
- Zero documentos perdidos desde a entrada em produção — antes eram três a quatro por mês.
- Duas semanas de construção, uma de acompanhamento diário, depois manutenção pontual.
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